Hinweis: Ich spreche in meinem Text meist vom Kindergarten, die genannten Situationen lassen sich aber häufig auch auf Schulkinderhäuser, Schulkindbetreuung und andere übertragen.
Der nachfolgende Text ist etwas länger, ich habe versucht, möglichst viele Fälle zu berücksichtigen. Sollte Ihnen ein Aspekt fehlen oder Sie Anregungen oder Ergänzungen oder einfach nur Lob haben, schreiben Sie mir gerne.
Fotos & Videos
Das Erstellen von Fotos erleichtert zwar den Kindergartenalltag an vielen Stellen, ist aber nicht unmittelbar für die Erfüllung eines Betreuungsvertrages erforderlich.
Weiterhin handelt es sich bei Fotos um biometrische Daten. Biometrische Merkmale unterliegen nach Art. 9 der Datenschutz Grundverordnung einem besonderen Schutz, da sie zu den sog. besonderen Kategorien von Daten zählen.
Aus diesen beiden Umständen ergibt sich, dass zum Erstellen und Verarbeiten von Fotos in jedem Fall eine Einwilligung erforderlich ist.
Hinzu kommt, dass Daten von Minderjährigen besonders geschützt werden müssen. Kinder können i.d.R. noch nicht selbst für den Schutz der eigenen personenbezogenen Daten einstehen, daher müssen die Erzieherinnen und Erzieher im Kindergarten diese Aufgabe übernehmen und besonders sorgfältig mit den personenbezogenen Daten der Kinder umgehen.
Besonders bei der Einwilligung für Fotos halte ich ein fein abgestuftes Vorgehen für sinnvoll und geboten. Denn zwei der wichtigsten Grundsätze im Datenschutz sind die Gebote der Fairness und der Transparenz. Das bedeutet, mein Gegenüber muss immer genau wissen, was ich mit der Datenverarbeitung bezwecke und welche Daten verarbeitet werden.
Vereinzelt sieht man Beispiele, die empfehlen, man möge sich doch einfach eine Einwilligung für alles einholen: „Wir dürfen Fotos machen ja oder nein?!“. Auf diesen Formularen findet man dann auch keine Auswahlkästchen für einzelne Fälle zum Ankreuzen, sondern lediglich alle Einsatzwecke aufgelistet. Das halte ich für nicht ausreichend!
Es schon ein wesentlicher Unterschied, ob man ein Foto in einem Portfolioordner veröffentlichen will, oder auf einer Internet- oder Facebook Seite, wenn man sich einmal vor Augen führt, welche Reichweite das Foto erlangen kann oder wie groß der Kreis derer ist, die auf ein solches Foto zugreifen können. Deshalb sollte man hier fein abgestuft entscheiden lassen, mit welchen Zwecken die betroffenen Personen einverstanden sind und mit welchen nicht.
Erfassung von Daten bei der Anmeldung
bei der Anmeldung eines Kindes im Kindergarten werden zahlreiche Daten abgefragt. Darunter auch sensible Gesundheitsdaten (z.B. Allergien). Hier gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, sie sollten genau hinterfragen, welche Daten für den Betreuungsauftrag tatsächlich erforderlich sind.
Sie dürfen dabei alle Daten, die für die zur Erfüllung des Vertragszweckes erforderlich sind, ohne Einwilligung erheben und verarbeiten. Aber eben nur diese Daten und nicht mehr, Stichwort Datensparsamkeit. Im Zweifel müssen Sie begründen können, warum Sie ein personenbezogenes Datum abgefragt haben und für welchen Ihrer Zwecke es erforderlich ist (ein „ich würde das aber gerne wissen“ genügt hier nicht)
Die Abfrage von Allergien oder Unverträglichkeiten ist dabei unstrittig, denn dies ist für die verantwortungsvolle Betreuung und den Schutz der Gesundheit eines Kindes von Bedeutung.
Gleiches gilt für die Kontaktdaten der Eltern oder anderer Bezugspersonen (z.B. Großeltern), damit diese bei einem Notfall schnell kontaktiert werden können.
Ich habe allerdings schon Formulare gesehen, in denen Arbeitgeber und Beruf der Eltern abgefragt wurden. Dies ist für den Betreuungsauftrag nicht erforderlich und daher unzulässig. Für eine Notfallkommunikation genügt die Telefonnummer zur Erreichbarkeit, Arbeitgeber und Beruf der Eltern sind irrelevant. Solche Felder sollten aus ihren Anmeldeformularen verschwinden.
Portfolioordner
In den Portfolioordnern wird der Kindergartenverlauf eines Kindes dokumentiert. D. h. über die Dauer des Kindergartenbesuchs werden dort selbst gemalte Bilder, gebastelte Dinge, Fotos des Kindes in Spielsituationen und viele andere Dinge abgeheftet. Diese Ordner stehen häufig in einem Regal und sind auch für die Kinder zugänglich, damit die Kinder dort auch selbst Dinge abheften können oder nachschauen können. Das Anlegen solcher Ordner und das Beschriften mit Namen ist unbedenklich. Für die Erstellung von Fotos des Kindes ist eine Einwilligung einzuholen.
Ein Sonderfall kann sich ergeben, wenn auf einem Foto mehrere Kinder in einer Spielsituation zu sehen sind. Das bedeutet, dass sich ein Foto des eigenen Kindes möglicherweise auch im Portfolioordner eines anderen Kindes wiederfindet. Dies ist in der Einwilligung gesondert zu berücksichtigen, da es sich datenschutzrechtlich um eine Datenweitergabe an andere Familien handelt.
Foto CDs
Auf Foto CDs werden die Fotos, die im Laufe des Kindergartenjahres von Kindern gemacht werden, den Eltern als Erinnerung zur Verfügung gestellt. Dabei ist es häufig so, dass die Kinder in Spielsituationen fotografiert werden, so dass das eigene Kind gemeinsam mit anderen Kindern auf einem Foto zu sehen ist. Sollten diese Fotos, die mehrere Kinder zeigen, den jeweiligen Eltern zur Verfügung gestellt werden, ist die Einwilligung der Eltern der jeweils anderen Kinder erforderlich, da es sich um eine Weitergabe von Daten an Dritte handelt.
Diesen Fall habe ich im aktuellen Einwilligungsformular berücksichtigt. Ich empfehle, von allen Eltern die entsprechende Einwilligung einzuholen, damit aufwendiges Aussortieren der Fotos entfällt.
Pinwände und digitale Bilderrahmen
An einer Pinwand oder über einen digitalen Bilderrahmen werden Schnappschüsse aus dem Kindergartenalltag gezeigt. Diese Pinwände Bilderrahmen befinden sich häufig in dem allgemein zugänglichen Bereichen des Kindergartens. Hierfür ist die Einwilligung der Eltern erforderlich, da dieses ausstellen der Fotos nicht vom eigentlichen Betreuungsauftrag abgedeckt ist.
(Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Fotos in allgemeinen Bereichen oder nur in den Gruppenräumen gezeigt werden.)
Was tun, wenn Eltern ausgehängte Fotos abfotografieren?
Es kommt vor, dass Eltern an der Pinnwand oder im digitalen Bilderrahmen einen schönen Schnappschuss des eigenen Kindes sehen, und diesen „mal eben“ mit dem eigenen Handy abfotografieren. Hier kann es sein, dass auf dem Foto nicht nur das eigene Kind sondern auch andere Kinder zu sehen sind. Grundsätzlich ist dies eine private Handlung der Eltern, für die der Kindergarten keine Verantwortung trägt.
Sie sollten geeignete Maßnahmen zur Vorbeugung zu treffen. Dies kann zum Beispiel ein generelles Fotoverbot sein. Sie können im Rahmen ihres Hausrechtes entscheiden, dass grundsätzlich im Kindergarten nicht fotografiert werden darf. Außerdem können Sie die Eltern über entsprechende Aushänge oder Infoblätter darauf hinweisen, dass solche Dinge nicht abfotografiert werden dürfen. Wenn Eltern ein schönes Bild ihres Kindes sehen, können Sie es auf Anfrage von Ihnen ausgehändigt bekommen.
Kleiderhaken, Eigentumsfächer, Turnbeutel etc.
Die Kennzeichnung von Kleiderhaken mit Namen die Beschriftung von Turnbeutel mit Namen o. ä. sind für die interne Organisation wichtig, diese Daten dürfen intern bekannt gemacht wird. Möchte man einen Kleiderhaken aber zum Beispiel mit einem Foto des Kindes versehen, ist hierzu die Einwilligung einzuholen. Das ist darin begründet, dass dieses Foto (das sind wir wieder beim biometrischen Merkmal) nicht ohne Einwilligung angefertigt und verarbeitet werden darf. Hier ist die Überlegung eventuell, ob es denn unbedingt ein Foto auf dem Kleiderhaken sein muss, viele Kindergärten arbeiten mit Symbolen, die den Kindern zugeordnet werden können. Für die reine Nennung des Namens am Kleiderhaken in Verbindung mit einem Symbol ist keine Einwilligung erforderlich.
Geburtstagskalender
Das Anfertigen eines Fotos des Kindes für einen Geburtstagskalender bedarf einer Einwilligung. Diesen Fall habe ich im aktuellen Einwilligungsformular berücksichtigt.
Weiter ist zu beachten, dass ein Geburtstagskalender möglichst nur in der Kindergartengruppe ausgehängt wird und nicht in allgemein zugänglichen Bereichen. Ein Beispiel aus der Praxis, dass ich für sehr datenschutzfreundlich halte, ist ein Umblätter-Kalender mit einzelnen Blättern für jedes Kind. Dort ist immer nur das Kind zu sehen, welches als Nächstes Geburtstag feiert. Außerdem stehen auf dem Kalenderblatt nur der Name der Tag und der Monat des Geburtstages. Ein Geburtsjahr ist hier nicht erforderlich (Stichwort: Datensparsamkeit)
Beschriftungen von Bildern, Zeichnungen, Bastelarbeiten
Wenn Kinder Bilder malen, Collagen basteln o.ä. werden diese häufig mit dem Namen versehen im Kindergarten ausgehängt, damit die Eltern sehen können, was die Kinder gemacht haben. Die Kennzeichnung dieser Kunstwerke mit Namen ist ohne Einwilligung möglich. Sollte es hier allerdings zu Widerständen oder Beschwerden der Eltern kommen, währe die Beschriftung auf der Rückseite eine denkbare Option.
Dauer und Gültigkeit der Einwilligung
Grundsätzlich gilt eine Einwilligung im Sinne der DSGVO bis auf Widerruf, d.h. sie hat kein Ablaufdatum. Ich empfehle allerdings, diese Einwilligung von vorneherein mit einer festen Laufzeit zu versehen. Dies kann zum Beispiel die komplette Dauer des Kindergartenbesuchs sein. Eine neuerliche Einwilligung für jedes Kindergartenjahr ist nicht erforderlich. Ich empfehle, die Einwilligung im Rahmen des Aufnahmegesprächs einzuholen, wo die Eltern im Gespräch umfangreich über die Erstellung von Fotos und die verschiedenen Einsatzzwecke informiert werden.
Fotoeinwilligung
Unter nachfolgendem Link finden Sie unser aktuelles Einwilligungsformular, das möglichst viele Fälle berücksichtigt. es ist ein Word-Dokument, damit Sie es frei bearbeiten und ggf. noch eigene Verarbeitungsvorgänge ergänzen können.
Ein paar grundsätzliche Überlegungen zum Formular
Ich sehe in meiner Beratungspraxis immer wieder Formulare in unterschiedlichen Erscheinungsbildern, mit den Logos der Kitas und Schulen etc. Immer sind diese in guter Absicht von Mitarbeitern selbst erstellt worden.
Meine Empfehlung: Die Formulare sollten immer im einheitlichen Erscheinungsbild des Trägers der Einrichtung (meist die Stadt oder Gemeinde) erscheinen. Dies ist auch deshalb wichtig, weil der Träger die Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist und eine Kindertagesstätte meist nicht rechtlich eigenständig.
Hinweis:
Die oben genannten Punkte stellen keine Rechtsberatung dar. Wir sind Praktiker mit Herz, Hirn und Verstand. Als ausgebildete Datenschutzexperten beraten wir seit vielen Jahren zahlreiche Kommunen deutschlandweit bei der Umsetzung des Datenschutzes. Alle Angaben machen wir nach bestem Wissen und Gewissen. Wir verfügen über 20 Jahre unternehmerische Erfahrung und sind an Lösungen und Umsetzungen interessiert, die in der Praxis auch funktionieren und anwendbar sind. Genau so richten wir unsere Beratung aus.
