Rechtzeitig zum Ferienstart haben wir für Dich einen kurzen Praxistipp zum richtigen Umgang mit Abwesenheitsnotizen vorbereitet. Wie immer gilt: Wir freuen uns über Feedback und bei Fragen bitte fragen 🙂
Früher wurde häufig davon abgeraten, automatische Antworten im E-Mail-Programm zu nutzen. Der Grund: Auch Spam-Nachrichten wurden beantwortet, was die eigene E-Mail-Adresse zusätzlich „bestätigt“ und weiteres Spam-Aufkommen begünstigt hat.
Diese Sorge ist heute in den meisten Fällen unbegründet. Moderne Spamfilter arbeiten sehr zuverlässig, sodass nur noch ein geringer Anteil unerwünschter E-Mails überhaupt im Posteingang landet.
Fazit: Die Nutzung von Autorespondern ist heute grundsätzlich unproblematisch und sinnvoll – wenn sie datenschutzkonform umgesetzt wird.
Kurzbewertung
- Nutzung von Autorespondern: zulässig
- Falsche Inhalte (z. B. Urlaub, Krankheit): riskant
- Automatische Weiterleitung von E-Mails: regelmäßig unzulässig
- Auskünfte über Dritte (Telefon): datenschutzrechtlich problematisch
Eine Abwesenheitsnotiz ist auch in den meisten E-Mail Programmen schnell eingerichtet – kann aber unbeabsichtigt sensible Informationen preisgeben. Mit den folgenden Tipps stellst Du sicher, dass Deine Autoresponder datenschutzkonform und professionell formuliert sind.
Hier unsere Datenschutz-Tipps für richtige Autoresponder
Autoresponder richtig formulieren
Vermeide unbedingt Angaben darüber, warum Du abwesend bist, zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder Fortbildung. Du kannst nicht wissen, wer diese Information wirklich bekommt. Kriminelle nutzen diese Möglichkeit durchaus, um herauszufinden, wo sich vielleicht ein Einbruch lohnen könnte.
Aber auch ohne Kriminelle Energie: Die Gründe für Deine Abwesenheit sind private Informationen. Es geht schlicht niemanden etwas an, ob Du gerade im Urlaub, auf Fortbildung oder krank bist.
Schreibe also ganz allgemein, dass Du gerade nicht da bist, wann Du zurück bist und wer ggf. Deine Vertretung übernimmt.
Nicht gut:
Sehr viel besser:
Keine automatische Weiterleitung von E-Mails
Das automatische Weiterleiten von E-Mails während Deiner Abwesenheit an Kollegen solltest Du vermeiden. Die Absenderin kann vorher nicht wissen, dass Ihre Mail weiter geleitet wird. Der Inhalt der Mail ist aber nur für Dich bestimmt gewesen…
Anders ist es bei Funktionspostfächern, zum Beispiel:
- info@unternehmen.de
- service@unternehmen.de
- support@unternehmen.de
- bauabteilung@gemeinde.de
Hier können Absender grundsätzlich davon ausgehen, dass mehrere Personen Zugriff auf das Postfach haben.
Vorsicht bei Auskünften am Telefon
Auch am Telefon solltest Du keine Informationen über den Abwesenheitsgrund von Kolleginnen oder Kollegen weitergeben.
Beispielsweise solltest Du nicht sagen:
„Die Kollegin ist gerade im Urlaub.“
Stattdessen genügt eine neutrale Information wie:
„Die Kollegin ist derzeit nicht erreichbar und ab dem 15. Juni wieder im Büro.“
Datenschutzrechtlich ist das nämlich so: Beim E-Mail Autoresponder sind es Deine eigenen Daten, bei einer Auskunft am Telefon verletzt Du – streng genommen – die Rechte der Kollegin.
