BeschäftigtendatenschutzDatenschutz-BlogDSGVOKommunalTipps & TricksTipps zur Ferienzeit - richtiger Umgang mit E-Mail-Autorespondern - dampf.consulting GmbH

21. Juli 2022von Thorsten Dampf
Rechtzeitig zum Ferienstart haben wir für Sie einen kurzen Praxistipp zum richtigen Umgang mit Abwesenheitsnotizen vorbereitet. Wie immer gilt: Wir freuen uns über Feedback und bei Fragen bitte fragen 🙂
Eine ganze Zeit lang wurde allgemein davon abgeraten, eine automatische Antwort im E-Mail Programm zu nutzen, da man so auch jede SPAM-Mail beantwortet, was nur für noch mehr SPAM sorgte.
Die heutigen Spamfiltersysteme sind allerdings so gut, dass bei den meisten nicht mehr viele SPAM-E-Mails ankommen duften.
Also spricht nichts gegen die Nutzung von automatischen E-Mail-Antworten, den sog. Autorespondern, um den Absender:innen mitzuteilen, dass man gerade nicht erreichbar ist.

Hier unsere Datenschutz-Tipps für richtige Autoresponder

Autoresponder richtig formulieren

Vermeiden Sie unbedingt die Angabe, dass Sie gerade im Urlaub sind. Sie können nicht wissen, wer diese Information wirklich bekommt. Kriminelle nutzen diese Möglichkeit durchaus, um herauszufinden, wo sich vielleicht ein Einbruch lohnen könnte.
Aber auch ohne Kriminelle Energie: Es geht schlicht niemanden etwas an, ob Sie gerade im Urlaub, auf Fortbildung oder krank sind.
Schreiben Sie also ganz allgemein, dass Sie gerade nicht da sind, wann Sie zurück sind und wer ggf. Ihre Vertretung übernimmt.

Nicht gut:

Beispiel schlechter Autorepsondertext

Sehr viel besser:

Beispiel guter Autorespondertext

Keine automatische Weiterleitung von E-Mails

Das automatische Weiterleiten von E-Mails während Ihrer Abwesenheit an Kollegen sollten Sie vermeiden. Die Absenderin kann vorher nicht wissen, dass Ihre Mail weiter geleitet wird. Der Inhalt der Mail ist aber nur für Sie bestimmt gewesen…
Bei einem Sammelpostfach wie buergerservice@gemeinde-demohausen.de ist das übrigens völlig unproblematisch, hier können die Absender immer davon ausgehen, dass ein solches Postfach von mehreren Personen gelesen wird.

Vermeiden Sie Auskünfte am Telefon

Geben Sie keine Auskunft am Telefon, dass die Kollegin gerade im Urlaub ist. Die einfache Information, ab wann die Kollegin wieder erreichbar ist, genügt.
Datenschutzrechtlich ist das nämlich so: Beim E-Mail Autoresponder sind es Ihre eigenen Daten, bei einer Auskunft am Telefon verletzen Sie – streng genommen – die Rechte der Kollegin.

Datenschutz- und Informationssicherheits-Updates direkt in Ihr Postfach

Dann einfach hier Ihre E-Mail-Adresse eintragen.

Thorsten Dampf

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Am Lermetsrain 9, 35327 Ulrichstein