DatenschutzDSGVOIT-SicherheitTipps & TricksToolsSichere Vernichtung von Akten: Welchen Aktenvernichter sollen wir für’s Büro anschaffen? - dampf.consulting GmbH

12. Oktober 2021by Thorsten Dampf

Ich werde immer wieder gefragt, welche Aktenvernichter unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten fürs Büro geeignet sind. Mit diesem kurzen Beitrag möchte ich einen Überblick und eine Hilfestellung zum Kauf geben.

In vielen Büros oder Verwaltungen sind bereits Aktenvernichter im Einsatz. Diese sind zum Teil allerdings sehr alt und genügen nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Einerseits ist es schön, wenn die Geräte so lange halten, andererseits hat sich die Technik und auch die Anforderungen an datenschutzkonforme Vernichtung von Papierdokumenten gewandelt. Viele Geräte produzieren noch den sog. „Streifenschnitt“, dies ist unter Datenschutzaspekten nicht mehr ausreichend, da diese Daten sich leicht rekonstruieren lassen.

Welchen Aktenvernichter sollen wir für’s Büro anschaffen?

Streifenschnitt aus einem Aktenvernichter – unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten nicht ausreichend!

 

Ein kurzer Überblick über Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Grundlage für die Definition der Anforderungen an einen Aktenvernichter ist die DIN 66399. Dort werden Dokumente zunächst in eine Schutzklasse von 1-3 eingeteilt woraus sich dann wiederum eine Sicherheitsstufe 1-7 ableitet. Dies gibt die Orientierung, welche Geräte Aktenvernichter für Büro oder der Verwaltung geeignet sind. Eine gute Übersicht gibt es zum Beispiel beim TÜV unter diesem Link:

https://www.tuev-sued.de/uploads/images/1463469367468222550066/01375-28561-tuev-grafik-din-broschuere.pdf

 

Welchen Aktenvernichter soll ich nun kaufen?

Zunächst werden Datenträger in die Schutzklasse eingeteilt. Für die gängigen Dokumente, die im Büro täglich anfallen, ist Schutzklasse 2 ausreichend. Schutzklasse 2 ist definiert mit hohem Schutzbedarf für vertrauliche Daten, z.B. Personaldaten, Arbeitsverträge, Steuerunterlagen etc.

Als Sicherheitsstufe empfehle ich Sicherheitsstufe 4, diese eignet sich für „besonders sensible Daten sind, deren Reproduktion mit außergewöhnlichem Aufwand möglich ist„.

Für geheim zu haltenden Daten, wie z.B. medizinische Berichte, ist die Sicherheitsstufe 5 empfohlen.

Somit sollten Sie sich Kauf eines Aktenvernichters an der Sicherheitsstufe P4 oder P5 orientieren. Kompakte Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 5 gibt es bereits für 100 – 150 €. Diese sind bei den gängigen Büroartikelhändlern in den Onlineshops erhältlich. Nutzen Sie als Suchwort die Sicherheitsstufen „P4“ oder „P5“ (Das „P“ steht für „Papier“) Wählen Sie ein Gerät aus, dass von der Anzahl der zu verarbeitenden Blätter ihren Anforderungen genügt, dies können Sie frei wählen. Ein Hinweis aus der Praxis: die meisten Hersteller sind mit ihren Werksangaben sehr optimistisch. Einen Aktenvernichter der für z.B. für 8 Blatt Papier gleichzeitig angegeben ist, schafft in der Praxis häufig maximal 4-5 Blatt. Die sollten Sie bei der Anschaffung beachten, und das Gerät eher großzügig dimensionieren.

 

Aktenvernichter oder Datenvernichtungstonne?

In vielen Verwaltungen sind die sogenannten Datenvernichtungstonnen im Einsatz. Das sind die großen „Mülltonnen“, meistens aus Metall, oft mit einem „Briefschlitz“ zum Einwurf von Dokumenten versehen. Diese werden von einem Dienstleister zur Entsorgung abgeholt.

Oft werde ich gefragt, was denn nun besser ist? Die „Schredder“ direkt am Arbeitsplatz oder die Vernichtungstonne an einem zentralen Ort?

Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind beide Varianten in Ordnung. Die Datenvernichtungstonnen haben den Vorteil, dass dort auch größere Mengen Papier problemlos entsorgt werden können. Über die Abholung durch den Dienstleister gibt es außerdem einen Beleg für die Entsorgung. Andererseits bin ich ein großer Verfechter der Aktenvernichter direkt am Arbeitsplatz. Aus folgendem Grund: Es fallen ganz häufig kleine Mengen Papier zur Vernichtung an, zum Beispiel Notizzettel, Klebenotizen (die sog. Post it) usw. Wenn ich direkt in der Nähe meines Schreibtisches einen Aktenvernichter stehen habe, kann ich ohne großen Aufwand die nicht mehr benötigten Zettel vernichten. Bei der zentralen Versorgung über die Datenvernichtungstonne besteht immer ein wenig die Gefahr, dass kleine Zettel und Notizen irgendwie untergehen und doch im normalen Papiermüll landen. Ideal ist eine Kombination aus beidem, einmal der Aktenvernichter am Arbeitsplatz und die zentrale Datenvernichtungstonne im Keller für größere Mengen.

 

Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister für die Datenvernichtungstonne

Achten Sie beim Einsatz von Datenvernichtungstonnen auf jeden Fall darauf, mit dem Dienstleister die passenden Verträge abzuschließen. Hier handelt es sich um einen Fall von Auftragsverarbeitung, da der Dienstleister in ihrem Auftrag Daten vernichtet, was laut DSGVO auch unter den Begriff der Datenverarbeitung fällt. Es ist also ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag zuschließen. Achten Sie ebenfalls darauf, dass der Dienstleister ihrer Wahl über entsprechende Zertifizierungen verfügt, die einen datenschutzkonformen Umgang mit ihren Unterlagen bescheinigt.

 

Übrigens

Die geschredderten Partikel, die aus Ihrem Aktenvernichter unten heraus fallen, können Sie direkt im Papiermüll entsorgen, diese müssen nicht in die Aktenvernichtungstonne (klingt selbstverständlich, habe ich aber schon so erlebt!). Ein kleiner Tipp noch: Nutzen Sie für die Schredderabfälle große Papiermüllsäcke. Denn die einzelnen Schnipsel verteilen sich sonst beim Leeren der Mülltonnen und entsprechendem Wind gerne mal über die ganze Straße.

 


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